書類の代行に何を送ればいい？作業員名簿の送るものリスト

「代行を頼みたいけれど、何をどう送ればいいのか分からない」

先に答えると、最初からきれいな資料を作る必要はありません。まず元請さんから渡された未記入の様式を見せてもらい、ご依頼が決まったあと、手書きメモで必要な情報を送ってもらえれば始められます。この記事では、作業員名簿を例に、送ってもらうものと順番を整理します。

この記事でわかること

• 最初の相談で伝えることと、依頼が決まってから送るもの
• きれいな資料はいらない理由。手書きメモの写真でいい理由
• 迷いやすい欄は、空欄のまま送っていいこと
• 個人情報を送る順番

現場のやり取りは、メモの写真でした

私は型枠職人として19年間、現場にいました。私が現場にいた頃、書類のもとになる情報は、手書きのメモをスマホで撮り、LINEで送ってやり取りすることがよくありました。

そのため、うちへのご依頼でも、最初からきれいな一覧表を作る必要はありません。読める状態のメモ写真かメッセージで送ってもらえれば、必要な項目はこちらで整理します。

写真は、紙全体が入り、文字が読める明るさで撮ってください。複数枚になる場合は、誰の情報か分かるように名前か番号を添えてもらえると確認が早くなります（資格証や保険関係の書類は、後で説明する順番のとおり、最初の相談では送らないでください）。

送るものは「見本と同じ種類の情報」です

ご依頼が決まったら、架空情報を入れた記入例をお送りします。番号を振った欄と同じ種類の情報を、メモの写真かメッセージで送ってください。

文字で説明されるより、見本を見て同じ種類のものを送る方が早くて確実です。「これは要るのか？」と迷ったら、そのまま聞いてください。

相談時と依頼確定後に、送ってもらうもの

作業員名簿は、元請会社や現場によって様式と必要項目が違います（国土交通省・作業員名簿の作成例）。最初の相談では、次の4点だけ教えてください。

• 元請さんから渡された未記入の様式（Excel・PDF・用紙の写真）
• 現場名
• 提出期限
• 作業員の人数

すでに誰かの情報が入っている様式は、そのままLINEやXのDMへ送らないでください。未記入の様式がない場合は、氏名・住所などの個人情報を隠したうえで、書類の名前や用紙全体が分かる写真を送ってください。

内容と金額が決まり、受け渡し方法をご案内したあとに、分かっている作業員情報を送ってください。氏名、生年月日、住所、連絡先、職種、経験年数、保険の加入先、資格、健康診断日などです。

雇入年月日や入場年月日、教育の日付、退職金共済の加入有無など、様式を確認しないと分からない項目もあります（全建統一様式は、2026年7月時点では改訂6版が最新です）。様式を確認したあと、足りない情報だけをこちらから一覧でお伝えします。「全部そろえてから頼まなければ」と構えなくて大丈夫です。

最初の相談で伝えることを、1枚にまとめました。保存して使ってください。

分からない欄は、空欄のまま送ってください

一人親方の場合、特に迷いやすいのが雇入年月日、社会保険、経験年数です。ここを推測で埋める必要はありません。

• 雇入年月日——雇用されていない一人親方には、従業員としての雇入日がありません。空欄にするか、斜線か、別の書き方をするかは提出先によって扱いが異なります。確認が必要なときは、元請さんに聞く内容をこちらで整理してお渡ししますので、確認はご本人からお願いします
• 社会保険の欄——ご本人が実際に加入している内容を書く欄です。こちらで加入状況を判断することはせず、伺った内容や確認書類の情報をそのまま様式へ入力します。どの保険に加入すべきか分からない場合は、年金事務所・ハローワーク・社会保険労務士などへの確認が必要です（雇用保険の扱いは働き方で決まります。厚生労働省）
• 経験年数——「現在の会社にいた年数」ではなく、その職種に従事した年数です。独立前の期間を含め、実際にその職種をしていた期間を整理します

各欄の詳しい考え方は、作業員名簿の書き方の記事にまとめています。自分で書く方はそちらを、代行に任せる方はこの記事の順番で送ってもらえれば大丈夫です。

個人情報は、依頼が決まってから送ってください

作業員名簿には、住所や生年月日、保険の情報が入ります。送る順番を決めています。

1. 最初の相談——書類の種類、様式、人数、提出期限だけを教えてください。この段階では、住所・生年月日・電話番号・保険情報・資格証の写真などは送らないでください
2. 内容と金額の確認後——サイトからのご依頼は、お客さま専用の受け渡しフォルダをご案内します。LINEやXのDMへ個人情報を直接送らないでください。ココナラからのご依頼は、ココナラ内でご案内する手順に沿って受け渡します
3. 納品後——修正対応のため、お預かりした作業用データは納品確認後30日間保管し、その後削除します

なお、作業員名簿の作成にマイナンバーは必要ありません。マイナンバーカードや、マイナンバーが記載された書類は送らないでください。

よくある質問

Q. 手書きのメモしかありませんが、大丈夫ですか？

A. 大丈夫です。スマホで撮った写真を送ってください。読み取りにくい字は、推測で埋めずに確認します。

Q. 情報が全部そろっていません。

A. あるものから送ってください。様式を確認したうえで、足りない分をこちらから一覧でお伝えします。

Q. どの様式を使えばいいか分かりません。

A. 元請さんの指定があればその様式を使います。指定があるかどうかの確認だけ、元請さんにお願いします。指定がない場合は、全建統一様式で作るのが一般的です。

Q. 急ぎでも頼めますか？

A. まずご相談ください。状況を確認して、間に合うかどうかをお答えします。

まとめ

• 最初の相談で伝えるのは「未記入の様式・現場名・提出期限・人数」の4点だけ
• 作業員の情報は、依頼が決まってから。手書きメモの写真でいい
• 分からない欄は空欄のまま。足りない分はこちらから一覧で返す
• 個人情報は、依頼が決まってから決められた経路で

書類の種類と様式が分かれば、必要な情報はこちらから整理してお伝えします。サイトからのご相談はLINEまたはXのDMへ、ココナラをご利用の方はココナラ内からご連絡ください。最初の相談では、名簿や資格証などの個人情報は送らないでください。

（参考：国土交通省・作業員名簿（作成例）／全国建設業協会・全建統一様式 改訂6版／厚生労働省・雇用保険の手続き）