見積書・請求書の代行に何を送ればいい？送るものリスト

現場にいた頃、人工の記録をつけていたのは社長でした。紙だったのかパソコンだったのかは知りません。ただ、たまに「ここ、誰がいつ来たっけ？」と聞かれることがありました。

記録は、抜けます。 人がやることなので、そういうものだと思っています。

見積書や請求書を人に頼むとき、「ちゃんとした記録を用意しないと」と身構える必要はありません。この記事では、代行へ頼むときに送るものと、その順番を整理します。

この記事でわかること

• 断片的な記録から始められる理由
• 相談のときに伝えることと、依頼が決まってから送るもの
• 金額はご自身で決めていただく、という線引き
• 締め日・提出期限・支払日は、先に確認しておくこと

断片からで、始められます

書類のもとになるのは、たいてい断片です。手帳の走り書き、スマホのメモ、LINEのやり取り。そこから始められます。

足りない項目は、こちらで一覧にしてお返しします。「この日は何人でしたか」「この材料はどの現場ですか」というふうに、確認事項として並べます。

ただし、そこを埋めるのはご本人です。 日付、人数、金額、どの現場の材料か。こうした事実を、こちらで推測して埋めることはありません。確認できたものだけを入力します。

最初から完璧にそろえる必要はない。けれど、書類ができあがるまでに、中身はご本人が確認する。この2つはどちらも本当です。

写真の使い分け

材料を立て替えたときのレシートは、その場で写真を撮って送り、現物は手元に置いておく。私が現場にいた頃も、写真を先に送って、原本は後でまとめて渡していました。

代行へ送るときも、同じで構いません。ただし、写真の用途は2つに分かれます。

① 書類を作るための写真

こちらへ送っていただくのは、この用途です。読める写真があれば、入力には足ります。 原本を送っていただく必要はありません。

② 税務のための保存

こちらは別の話です。紙で受け取った領収書は、原則としてご本人が紙のまま保管してください。 写真を撮ったからといって、紙を捨ててよいとは限りません（スキャナ保存の要件を満たす場合を除きます）。

また、メールやPDF、ウェブサイトからダウンロードして受け取ったものは、その元データのまま保存が必要です。印刷したものだけを残せばよいとは限りません。

保存の仕方や期間については、税理士または所轄の税務署へご確認ください。制度そのものは、国税庁の電子取引関係とスキャナ保存関係のページにまとまっています。

写真は、紙全体が入り、文字が読める明るさで撮ってください。感熱紙のレシートは時間が経つと消えるので、受け取った日に撮っておくと安全です。

レシートから読めること、読めないこと

写真から拾えるのは、店名・日付・品目・金額です。

一方、次のことは写真からは分かりません。ご本人に教えていただきます。

• どの現場の材料か
• レシートの中の、どれを請求に載せるか
• 全額を請求するのか、一部か
• 「材料費」「立替金」「諸経費」のどの名目で載せるか

経費にあたるかどうかの判断も、請求してよいかどうかの判断も、こちらでは行いません。

相談のときに伝えること

まだ依頼を決めていない段階では、これだけで足ります。

• 見積書か、請求書か（両方でも構いません）
• 元請さんから指定の様式があるか（あれば、未記入のものを見せてください）
• いつまでに必要か
• だいたいの分量（1件だけか、何件分か）

この段階では、金額も、取引先の情報も、振込先も送らないでください。 見積もりを出すだけなら、そこまでは要りません。

送る順番

金額や取引先の情報が入るので、順番を決めています。

1. 最初の相談——上の4点だけを教えてください。この段階では、金額・取引先名・振込先・レシートは送らないでください
2. 内容と金額の確認後——サイトからのご依頼は、お客さま専用の受け渡しフォルダをご案内します。LINEやXのDMへ、振込先や請求金額を直接送らないでください。 ココナラからのご依頼は、ココナラ内でご案内する手順に沿って受け渡します
3. 納品後——修正対応のため、お預かりした作業用データは納品確認後30日間保管し、その後削除します

依頼が決まってから送るもの

見積書・請求書に共通するもの

• 発行する方の屋号または氏名
• 載せたい連絡先（住所・電話番号など）
• 相手（宛先）の会社名
• 発行日
• 税抜と税込、どちらで示すか
• 消費税の扱い（税率、確認済みの内容）
• 相手から指定されている記載事項（あれば）

見積書で追加するもの

• 工事名
• 工事の内容（箇条書きで構いません）
• 工期の予定
• 数量・単位・単価と、各行の金額
• 材料費や諸経費（かかる予定のもの）
• 支払条件（あれば）
• 追加工事や変更が出たときの扱い（あれば）
• 有効期限（希望があれば）

請求書で追加するもの

• 請求の対象になる期間（何日から何日までの作業か）
• 作業の内容
• 入った日と人数、人工数（手帳の写真で構いません）
• 単価と、各行の金額
• 請求する材料費の金額（レシートの写真とあわせて）
• 請求の合計金額
• 振込先
• 締め日（何日までの作業を今回に入れるか）
• 元請さんへの提出期限（こちらへの納品希望日とは別です。両方教えてください）
• 支払日・支払条件（分かる範囲で）
• 登録番号など、必要な記載事項（適格請求書発行事業者の方）

「分かれば助かる」もの：現場の住所、担当者名、前回の請求書や見積書。前回のものがあると書式をそろえられるので、いちばん早いです。

金額は、ご自身で決めてください

ここは線を引かせてください。

単価をいくらにするか、この工事にいくら請求するか。ここは、こちらでは決められません。 ご自身が決めた金額を、そのまま形にします。

理由は2つあります。ひとつは、金額は仕事の中身と相手との関係で決まるもので、外から見て分かるものではないから。もうひとつは、それを他人が決めると、あとで交渉するときに自分の言葉で説明できなくなるからです。

単価の考え方については、人工代の見積書の書き方にまとめました。無料のテンプレートも置いています。

消費税とインボイスも、こちらでは判断しません

税率や消費税額の扱い、請求書に何を載せるか。ここもこちらで決めることはできません。

これらは好みで選ぶものではありません。 ご自身の登録状況、取引の内容、取引先からの指定によって、載せる項目が決まります。たとえば適格請求書発行事業者の方は、課税事業者である取引先から求められたときに、原則として適格請求書を交付する義務があります。

適格請求書には、登録番号や、税率ごとに区分した金額など、決められた記載事項があります。何をどう載せるかは、税理士または所轄の税務署へご確認ください。

確認できた内容を教えていただければ、そのとおりに入力します。 こちらが行うのは入力と計算と整形で、判断ではありません。

分からない欄は、空欄のまま送ってください

様式には、意味の分からない欄が必ずあります。

埋めずに送ってください。 推測で埋めたものを直すより、空欄のまま「ここは分かりません」と言っていただくほうが、確実で早いです。

こちらで判断できない欄は、元請さんや税理士に確認する項目としてお返しします。

締め日・提出期限・支払日は、別のもの

請求書のことで確認しておきたいのは、3つです。混同しやすいので分けて書きます。

• 締め日——何日までの作業を、今回の請求に入れるのか（20日締め、月末締めなど）
• 提出期限——請求書そのものを、いつまでに出すのか。過ぎると次回まわしになる運用もあります
• 支払日——代金がいつ払われるのか（翌月末、翌々月など）

現場が始まる前に、この3つを聞いておくと、あとが楽です。

私が現場にいた頃は、請求書がFAXで届いたり、ポストに投函されたりしていました。紙でのやり取りが残っている相手だと、締め日の連絡が口頭だけ、ということもあります。 聞いて、メモに残しておいてください。

なお、発行した請求書の控えは、ご自身で保存してください。適格請求書発行事業者が適格請求書を交付した場合は、その写し（または記載事項の電子データ）の保存が必要です。保存の方法や期間は、税理士または所轄の税務署へご確認ください。

よくある質問

Q. 手帳の写真だけで頼めますか？

A. 始められます。読める状態であれば大丈夫です。足りない項目は一覧にしてお返しするので、そこはご本人に確認していただきます。

Q. レシートの原本を送る必要はありますか？

A. ありません。書類を作るだけなら、写真で足ります。 ただし税務のための保存は別です。紙で受け取ったものは原則として紙のまま、メールやPDFで受け取ったものは元データのまま、ご自身で保管してください（スキャナ保存の要件を満たす場合を除きます）。

Q. 金額を決めるところから相談できますか？

A. 金額はご自身で決めていただいています。相場の判断や単価の助言は行いません。決まった金額を、読みやすい形に整えるのがこちらの仕事です。

Q. 元請の様式がない場合はどうなりますか？

A. こちらの書式でお作りします。前回使っていたものがあれば、それに合わせることもできます。

Q. インボイスの登録番号は、載せたほうがいいですか？

A. 好みで選ぶものではなく、ご自身の登録状況や取引の内容によって決まります。判断はこちらでは行いません。税理士または所轄の税務署で確認していただき、その内容を教えてください。 そのとおりに入力します。

まとめ

• 断片からで始められる。足りない項目は一覧にしてお返しし、中身はご本人が確認する
• レシートは書類を作るには写真で足りる。税務の保存は別で、紙は原則として紙のまま、電子データは元データのまま
• 相談のときは、書類の種類・様式の有無・期限・分量の4点だけ
• 金額はご自身が決めたもの、消費税とインボイスは確認された内容を、そのまま入力する（どちらもこちらでは判断しません）
• 分からない欄は空欄のまま
• 締め日・提出期限・支払日は別のもの。3つとも先に確認して、依頼のときに一緒に伝える

記録は抜けるものです。思い出す作業に時間を使うより、分かる分だけ渡してしまうほうが早い。 そういう使い方をしてもらえたらと思っています。

---

トランジットでは、ご確認いただいた内容をもとに、見積書や請求書を読みやすい形に整えるお手伝いをしています。金額の判断、税務の相談、経費にあたるかどうかの判断は行いません。ご相談はLINEからどうぞ。

（出典：国税庁・電子取引関係／国税庁・スキャナ保存関係／国税庁・インボイス制度について）

（2026年8月時点の情報です。消費税やインボイス、帳簿書類の保存については、税理士または所轄の税務署へご確認ください）